Создание системы автоматизации документооборота. Часть 1. Введение

Каждое дело том символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов. Для каждого дела тома заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК. Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию. Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год. Печать и сканирование Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Эффективная работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Управление документами в организации Одной из важнейших задач, стоящих перед любым руководителем, является рациональная организация работы подчиненных. Для этого управленцам разного уровня необходимо получать информацию и её в дальнейшем обрабатывать: Сегодня интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, столь существенны, что значение качественной организации управленческой деятельности становиться первостепенным.

В организациях постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов.

данную задачу, но бизнес-процессы современного предприятия редко все циклы обработки документов службы делопроизводства.

Анализ состояния ДОУ должен проводиться в несколько этапов. Построение структурной схемы предприятия. Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации. При этом опять же наглядно и удобно для анализа графическое представление результатов обследования рисунок 5. Рисунок 5 — Графическое представление результатов обследования Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям.

Цель — провести документный аудит [2] и выявить степень отклонения от ГОСТа, ведомственных инструкций по делопроизводству или от Правил делопроизводства в органах власти если обследование идёт в органе власти ; определить, имеются ли как самостоятельные документы утверждённые инструкции по подготовке отдельных видов документов, показан ли в них порядок подготовки документа или изложены только требования к оформлению.

Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации. Место регистрации каждого вида и разновидности документа. Порядок присвоения регистрационного номера. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации. Как она выглядит; кто контролирует сроки исполнения документов?

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Авторы книг и статей используют его в разных ситуациях и по разным поводам. А что это такое? С ходу разобраться достаточно сложно, так как определения наукообразны и требуют знания терминологии. На самом деле за термином бизнес-процесс скрывается достаточно простая вещь — это способ описания текущей деятельности, того, что делается каждый день. Например, один из бизнес-процессов — работа по регистрации и контролю исполнения документов входящих и исходящих , то, чем занимаются службы документационного обеспечения управления.

Зачем же потребовалось превращать простые вещи в сложные?

Так, нередки разногласия между IT-службой и предметными специалистами, службой документационного обеспечения управления, которые . Внедряя бизнес-процесс во всей компании, вы решаете сразу.

Система ДОУ является одним из важнейших условий построения государственности, формирования государственных органов власти. Документы сопровождают все бизнес-процессы на предприятии, в организации или учреждении. ДОУ определяет эффективность принимаемых решений на разных уровнях. На сегодня в ДНР сформировано Главное государственное управление документационного обеспечения и архивного дела с целью координации государственной политики в сфере документационного обеспечения, делопроизводства и архивного дела.

Управлением, кроме координации деятельности подведомственных учреждений, ведется работа по разработке нормативной базы в сфере документационного обеспечения, делопроизводства и архивного дела. Принята часть законов, положений, правил, закрепляющих терминологию, определяющих базовые правила работы с документацией, в том числе архивными фондами. Продолжается разработка унифицированных форм и бланков документов различными министерствами и ведомствами.

В ДНР ведется подготовка специалистов в сфере документоведения и архивоведения на базе классического вуза.

Профессиональный аудит, консалтинг и частные консультации

Автоматизированные офисы Выживание и процветание организации по типу пользовательского интерфейса командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем ; по обслуживанию предметной области страховая деятельность, банковская деятельность и т. Рисунок 2 - Процессы в информационной системе Преобладающими информационными технологиями, начиная с середины х гг. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации.

Рисунок 3 - Основные компоненты автоматизированного офиса Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем: Прикладные программные средства классифицируются по системам подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки презентаций, обработки информации, личных информационных систем, систем управления проектами и прочими системами.

Трансформация процессов делопроизводства в информационное сопровождение бизнес-процессов (старая профессия в новых условиях) РЕПУЛО.

Автоматизация позволяет головной организации холдинга контролировать деятельность дочерних юридических лиц, влиять на выполнение бизнес-процессов, анализировать получаемые данные, производить планирование деятельности каждого из юридических лиц и холдинга в целом на перспективу. Безусловно, положительных моментов при внедрении СЭД много, но с чего начать?

Первый шаг после принятия решения о внедрении СЭД Ошибается тот, кто считает, что достаточно выбрать для холдинга подходящую СЭД и вопрос решен. Хочу сказать, что начинать стоит совершенно с другого вопроса, а именно с оптимизации, изменения, выстраивания организационной структуры, бизнес-процессов, документопотоков. Почему предлагаю решать вопрос именно в таком порядке?

Потому что проще и правильнее производить автоматизацию понятных и корректно построенных процессов, чем автоматизировать беспорядок.

Семинар «Повышение эффективности службы документационного обеспечения управления»

Организационная и информационная функции системы управления документами. Роль службы документационного обеспечения управления ДОУ в управлении бизнес-процессами организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки.

Разработка положения о службе делопроизводства; Разработка численный состав службы документационного обеспечения управления; Задачи и функции Нотация описания бизнес-процессов в 1С: Предприятие 8; Типовые.

Договор подряда в году Безусловно, положительных моментов при внедрении СЭД много, но с чего начать? Отличительные особенности документопотоков холдинга. Основные аспекты при выборе СЭД для холдинга В прошлой публикации мы говорили о том, насколько важной для холдинговых компаний является автоматизация бизнес-процессов, включая процессы обработки документов, унификация документов.

Коротко напомним о том, что автоматизация позволяет головной организации холдинга контролировать деятельность дочерних юридических лиц, влиять на выполнение бизнес-процессов, анализировать получаемые данные, производить планирование деятельности каждого из юридических лиц и холдинга в целом на перспективу. Безусловно, положительных моментов при внедрении СЭД много, но с чего начать?

Первый шаг после принятия решения о внедрении СЭД Ошибается тот, кто считает, что достаточно выбрать для холдинга подходящую СЭД и вопрос решен. Хочу сказать, что начинать стоит совершенно с другого вопроса, а именно с оптимизации, изменения, выстраивания организационной структуры, бизнес-процессов, документопотоков. Почему предлагаю решать вопрос именно в таком порядке? Построить процессы без четкой организации труда, разграничения полномочий сотрудников и руководителей невозможно.

Организационная структура холдинга Сразу оговорюсь, что построение, оптимизация организационной структуры холдинга - это компетенция акционера и руководства головной организации, однако сотрудники службы ДОУ должны четко представлять принципы ее построения с целью определения зоны компетенции того или иного руководителя, организации работы с документами, правильной настройки документопотоков. Первые этапы делопроизводства в организации Как осуществить унификацию документов и заложить основу будущей эффективной системы делопроизводства.

Поскольку в холдинге мы имеем дело не с одним юридическим лицом, а с несколькими, к тому же неким образом связанными между собой, то и организационная структура холдинга имеет свои отличительные особенности. Схема линейной организационной структуры управления Вместе с тем для руководства холдинга очень важным является наличие гибкого механизма управления, позволяющего быстро и эффективно руководить деятельностью каждого сотрудника, каждого подразделения, каждой дочерней организации и холдинга в целом.

Психологические аспекты внедрения СЭД

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации: Автоматизация делопроизводства - ключевое понятие ДОУ и повышения его результативности на основе современных научных подходах, реализованных в программных средствах автоматизации. Автоматизированная система регистрации документов позволяет быстро узнать, в какой стадии обработки находится тот или иной документ, кто исполнитель, какие промежуточные резолюции были внесены.

Таким образом, информационно-справочная работа становиться полностью прозрачной. Важнейшим аспектом автоматизации является упорядоченное хранение документов в электронной форме. Внедрение системы электронного документооборота позволило решить множество возникающих проблем, связанных с традиционным делопроизводством, таких как:

В процессе повседневной деятельности служба ДОУ осуществляет ряд функций по обеспечению управления предприятия, в т. ч. организационную, .

Системы управления электронными документами. На этом курсе можно учиться онлайн Очные занятия в режиме реального времени будут транслироваться в интернете, слушатели смогут общаться с преподавателями и коллегами. Документ о повышении квалификации отправляется заказным письмом. Стоимость онлайн-курса — 32 р. Обязательность применения профессиональных стандартов. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Организация документационного обеспечения руководства.

Ваш -адрес н.

Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления ДОУ. Цели, задачи и функции службы. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Взаимодействие с другими структурными подразделениями. Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации.

контроль исполнения документов и применение СЭД в бизнес-процессах. Для руководителей службы ДОУ, начальников отдела делопроизводства.

Стоит отметить, что электронное делопроизводство успешно решает данную задачу, но бизнес-процессы современного предприятия редко заключаются лишь в обработке одного документа, поэтому качественно повысить эффективность работы предприятия можно лишь в том случае, если автоматизация затрагивает не только делопроизводство на предприятии, но и другие бизнес-процессы, связанные с обработкой этих документов.

Система, реализованная на базе , позволяет организовать не только электронное делопроизводство, но и выполнение бизнес-процессов, включающих в себя взаимодействие с различными -системами, сложные сценарии работы с документами и т. Кроме того, система позволяет при помощи накопленных данных и результатов выполнения бизнес-процессов анализировать и улучшать организацию работы, а значит, повышать эффективность деятельности всего предприятия.

позволяет использовать в работе самые актуальные управленческие методы, например, систему менеджмента качества и процессное управление. Но жизнь предприятия — это не только документооборот, это большой комплекс бизнес-процессов. Система может поддерживать все циклы обработки документов службы делопроизводства, кадровой службы, архива. Кроме того, для платформы разработан ряд специализированных приложений, способных автоматизировать работу с клиентами, поддерживать сценарии коллегиальной работы — совещаний, планерок и встреч.

Конечно, работа с СЭД подразумевает и систему менеджмента качества — настройку процессов, позволяющих контролировать и анализировать деятельность компании, улучшать тем самым ее эффективность.

Профессиональный праздник службы делопроизводства МВД России

Узнай, как дерьмо в голове мешает тебе больше зарабатывать, и что можно предпринять, чтобы очиститься от него полностью. Кликни здесь чтобы прочитать!